Por regla general, el(la) trabajador(a) que preste servicios para usted es un(a) empleado(a) suyo(a) si usted tiene todo el control, tanto en lo referente a lo que debe hacer como a la manera de hacerlo. No importa que usted le permita al(la) empleado(a) amplia facultad y libertad de acción. Si usted tiene el derecho legal de determinar el resultado de los servicios y la manera en que los mismos se presten, el individuo es un empleado suyo. Esto sí es importante. Para una explicación de los hechos y circunstancias que indican sobre si un individuo que le presta servicios a usted es un contratista independiente o empleado, vea la Publicación 15-A, bajo el apartado 2, Employee or Independent Contractor? (¿Empleado(a) o Contratista Independiente?), en inglés.

Si la relación patrono-empleado(a) existe, no importa el nombre o la descripción que se le dé a cada persona en dicha relación. Lo que sí tiene importancia referente a la clasificación del(la) empleado(a) es la esencia de la relación comercial. Además, tampoco importa si el individuo trabaja a jornada completa o parcial.

Para propósitos de las contribuciones por razón del empleo, no se establece distinción entre clases de empleados. Los superintendentes, gerentes y otros supervisores son empleados. Por lo general, un(a) oficial de una corporación es un(a) empleado(a), pero un(a) director(a) no es un(a) empleado(a). A un(a) oficial que no presta servicios o que presta solamente servicios de menor importancia y que no recibe ni tiene derecho a recibir remuneración no se le considera empleado(a).

Usted por regla general tiene que retener y pagar las contribuciones al seguro social y al Medicare de los salarios que paga a sus empleados bajo la ley común. Sin embargo, ciertos empleados estarán exentos de pagar una o más de estas contribuciones. Vea las instrucciones de la Forma 1040-PR para una explicación sobre empleados de organizaciones exentas y de instituciones religiosas.

Las personas físicas tales como abogados, contratistas, subcontratistas, estenógrafos públicos y subastadores que ejercen u operan una profesión, negocio u oficio independiente mediante la cual ofrecen sus servicios al público, por lo general, no son empleados. Sin embargo, la determinación sobre si tales personas son empleados o contratistas independientes depende de las circunstancias de cada caso individualmente. La regla general es que un individuo es un contratista independiente si usted, es decir, el pagador, tiene el derecho de controlar o dirigir únicamente el resultado del trabajo o servicios prestados y no los métodos ni maneras usados en obtener el resultado.

Hay unas cuantas definiciones especiales de empleado(a) para propósitos de las contribuciones al seguro social, Medicare y FUTA.

Aunque las personas descritas a continuación no sean empleados bajo la ley común, serán considerados empleados para los efectos de las contribuciones al seguro social y al Medicare si reúnen todas las tres Condiciones, más abajo.

La ley clasifica como individuos estatutarios que no son empleados a ciertos vendedores directos, agentes de bienes raíces autorizados y a ciertas personas a quienes se les paga para acompañar y posiblemente cuidar a otras personas. A los vendedores directos y los agentes de bienes raíces se les trata como personas que trabajan por cuenta propia para efectos de todas las contribuciones federales, incluyendo las contribuciones por razón del empleo, si:

Si clasifica a un(a) empleado(a) como si no fuera empleado(a) estatutario(a) y no le retuvo a tal empleado(a) las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare, usted será responsable de pagar dichas contribuciones. Vea la sección 3509 del Código Federal de Rentas Internas para más detalles. También vea, Adiciones especiales al impuesto, en el apartado 12.

Para más información, póngase en contacto con nuestra oficina en Guaynabo. Si usted desea que el IRS le haga la determinación acerca de la categoría de empleo de un(a) trabajador(a) suyo(a), radique la Forma SS-8PR, Determinación del Estado de Empleo de un(a) Trabajador(a) para Propósitos de las Contribuciones Federales sobre el Empleo, disponible en español. Puede obtener un ejemplar de esta forma llamando al 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676).

Asegúrese de escribir el nombre y SSN de cada empleado(a) tal como aparecen en su tarjeta de seguro social. Si el nombre del(la) empleado(a) no está correcto tal como se indica en la tarjeta (p.e., a causa de matrimonio o divorcio), el(la) empleado(a) deberá solicitarle a la SSA una tarjeta corregida. Siga usando el nombre antiguo hasta que el(la) empleado(a) le muestre la tarjeta de seguro social nueva con su nombre nuevo.

No acepte un ITIN en lugar de un SSN para identificar a un(a) empleado(a), ni para otros propósitos del trabajo. Un ITIN es disponible sólo para extranjeros residentes o no residentes que no pueden trabajar en los EE.UU. y que necesitan identificarse para otros propósitos de la contribución. Se puede identificar un ITIN porque consta de nueve dígitos, comienza con el número 9 y con un 7 ó un 8 como cuarto dígito, y tiene el mismo formato que el SSN: por ejemplo, 9NN-7N-NNNN.

La Administración del Seguro Social (conocida por sus siglas en inglés, SSA) les ofrece a los patronos y a los agentes de reportación autorizados cuatro métodos para verificar los números de seguro social de los empleados:

Algunos métodos de verificación requieren inscripción. Para más información, llame al 1-800-772-6270.

Los pagos que usted haga a su empleado(a) para gastos de viaje, así como para otros gastos necesarios relacionados con su negocio, están por lo general sujetos a contribución si (a) al(la) empleado(a) que recibe el pago no se le exige, o cuando se le exige, no somete evidencia, que justifique los gastos mediante la presentación de recibos u otros comprobantes o (b) usted entrega al(la) empleado(a) una cantidad de dinero por adelantado para gastos relacionados con el negocio suyo y al(la) empleado(a) no se le exige que devuelva, o si se le exige que lo haga, no devuelve cualquier cantidad sobrante que no usó para sus gastos del negocio.

Los salarios pagados a empleados agrícolas y domésticos están sujetos a ciertas reglas especiales para la aplicación de las contribuciones al seguro social, al Medicare y para el desempleo federal (FUTA). Vea los apartados 7, 8 y 11.

Todas las remuneraciones en efectivo que usted paga por trabajo agrícola durante el año están sujetas a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare si cualquiera de las dos condiciones siguientes le corresponde:

El requisito de los $150 y el requisito de los $2,500 no rigen sobre las remuneraciones que usted le paga a un(a) trabajador(a) agrícola que recibe menos de $150 en concepto de salarios anuales en efectivo y las remuneraciones no están sujetas a las contribuciones del seguro social y del Medicare, aun cuando usted pague $2,500 ó más en ese año a todos sus trabajadores agrícolas si el(la) trabajador(a) agrícola:

El término finca incluye vaquerías, ganaderías, lecherías, granjas avícolas, huertos frutales, crianza de animales de pieles, huertos de frutos menores, plantaciones, viveros, pastos, invernaderos y otros establecimientos similares usados primordialmente para el cultivo de productos agrícolas u hortícolas.

Para el 2006, se impondrán contribuciones sobre los salarios pagados en efectivo (sin que importe cuándo se hayan ganado los salarios) a un(a) empleado(a) doméstico(a) durante el año natural (calendario) como remuneración por servicios prestados si, durante ese año, usted paga al(la) empleado(a) salarios en efectivo de $1,500 ó más. Este requisito de $1,500 en el año se aplica a cada empleado(a) doméstico(a) por separado.

Para las remuneraciones pagadas durante el 2006, la tasa de la contribución al seguro social es el 6.2% y la tasa de la contribución al seguro Medicare es el 1.45%, tanto para los patronos como para los empleados. Multiplique cada pago de salarios por dichos porcentajes para obtener la contribución adeudada a ser retenida en la fuente de los empleados. Por ejemplo, la contribución al seguro social sobre un pago de salarios de $355 será $22.01 ($355 x .062), tanto para usted como para el(la) empleado(a). La contribución al seguro Medicare será $5.15 ($355 x .0145), tanto para usted como para el(la) empleado(a). Los patronos aportan cantidades apareadas a esas cantidades e informan ambas participaciones (las del(la) empleado(a) y del patrono) en la Forma 941-PR o en la Forma 943-PR (trabajo agrícola). Vea el apartado 6 para información sobre las propinas.

Si usted paga la porción de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare correspondiente al(la) empleado(a) sin deducirla del salario del(la) empleado(a), deberá incluir la cantidad pagada en las remuneraciones del(la) empleado(a). Este aumento a los salarios del(la) empleado(a) por los pagos de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare de éste(a) está también sujeto a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare. A su vez, aumenta la cantidad de las contribuciones adicionales que usted tiene que pagar. Vea la Publicación 15-A, en inglés, para más detalles.

El pago de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare corresponde a la mayoría de los pagos de compensación por enfermedad, incluyendo los pagos efectuados por terceros tal como las compañías de seguros. Para más información sobre la compensación por enfermedad, vea este tema en el apartado 5 u obtenga la Publicación 15-A, en inglés.

En el 2006 la contribución federal para el desempleo (contribución FUTA) sigue siendo el 6.2% de los primeros $7,000 de salarios, jornales, etc., pagados a cada empleado(a) por usted durante el año natural (calendario). Sin embargo, usted (el patrono) puede tomar un crédito (hasta cierto límite) por las contribuciones pagadas al Negociado de Seguridad de Empleo por concepto de la contribución para el desempleo de Puerto Rico. El importe del crédito que usted tiene derecho a reclamar no puede exceder del 5.4% de los salarios, jornales, etc., que haya pagado. La contribución FUTA la paga usted sin descontarla de los salarios, jornales, etc., del(la) empleado(a).

Usted tiene que pagar la contribución FUTA del 2006 sobre los sueldos que paga a sus empleados que no sean trabajadores agrícolas ni empleados domésticos si:

Usted tiene que pagar la contribución FUTA únicamente si pagó sueldos en efectivo ascendentes a $1,000 ó más en cualquier trimestre calendario del 2005 ó 2006 a todos sus empleados domésticos.

Usted debe pagar la contribución FUTA en el 2006 sobre los sueldos que paga a sus trabajadores agrícolas si:

Para determinar si reúne cualquiera de las dos condiciones descritas arriba, usted deberá contar los sueldos pagados a extranjeros admitidos a Puerto Rico temporalmente para desempeñar labores agrícolas (también conocidos como trabajadores con Visa H-2(A)). Los sueldos y salarios pagados a dichos trabajadores con Visa H-2(A), sin embargo, están exentos de la contribución FUTA.

En la mayoría de los casos, los trabajadores agrícolas que son provistos por un(a) líder de cuadrilla se consideran empleados del(la) operador(a) de dicha finca para propósitos de la contribución FUTA. Sin embargo, éste no sería el caso si el(la) líder de cuadrilla no es un(a) empleado(a) del(la) operador(a) de la finca y cualquiera de las condiciones siguientes aplica:

Si cualquiera de las dos condiciones corresponde, los trabajadores agrícolas, por lo general, son empleados del(la) líder de cuadrilla.

Tasa. La tasa de la contribución FUTA para el 2005 y 2006 es el 6.2% de los primeros $7,000 de salarios que usted pagó a cada empleado(a) durante el año natural (calendario). El patrono es el único que paga esta contribución. No la deduzca de los sueldos de los empleados. Por lo general, usted podría reclamar un crédito en contra de la contribución FUTA por los pagos hechos al fondo para el desempleo de Puerto Rico. Entonces, su tasa de contribución real suele ser el 0.8% (6.2% − 5.4%). Sin embargo, su crédito será reducido si usted no pagó para la fecha de vencimiento para radicar la Forma 940-PR la contribución al fondo para el desempleo de Puerto Rico tal como se le requiere. Este crédito no podrá ser mayor del 5.4% de los sueldos sujetos a la contribución FUTA.

Forma 940-PR (o la Forma 940-EZ). Para el 31 de enero, radique la Forma 940-PR (o la Forma 940-EZ, versión más sencilla en inglés). Si usted hizo los depósitos de la contribución FUTA adeudada, a tiempo y en su totalidad por el año, tendría hasta 10 días adicionales para radicar.

Una vez haya radicado la Forma 940-PR (o la Forma 940-EZ), el IRS le enviará una forma con la dirección impresa a fines de cada año natural (calendario). Si no la recibe, solicite una en su oficina local del IRS con suficiente tiempo para radicarla cuando haya que hacerlo.

Depósitos. Si usted no está obligado(a) a hacer depósitos electrónicos mediante el sistema EFTPS, deposite la contribución FUTA en un banco u otra institución financiera autorizada a recibir depósitos. Envíe el cupón de depósitos (Forma 8109) con cada pago.

Compute la cantidad de contribución FUTA trimestralmente. Multiplique por .008 (0.8%) la cantidad de salarios que usted pagó durante el trimestre a los empleados que no hayan recibido más de $7,000 totales en salarios para el año calendario (natural). Deje de depositar la contribución FUTA sobre los salarios de un(a) empleado(a) cuando los mismos exceden de $7,000 durante el año calendario (natural). Si cualquier parte de los primeros $7,000 pagados a los empleados está exenta de la contribución al fondo para el desempleo de Puerto Rico, usted podría estar obligado(a) a depositar una cantidad en exceso, a la tasa del .008. Si el resultado (más cualquier cantidad no depositada de un(os) trimestre(s) anterior(es) durante el año) es más de $500, deposítelo para el último día del primer mes después del fin del trimestre en cuestión. Si el resultado es de $500 ó menos, añádalo a la contribución FUTA que deba para el próximo trimestre y no lo deposite. Haga el mismo cómputo para cada uno de los primeros 3 trimestres del año.

Si la contribución FUTA que se debe reportar en la Forma 940-PR (o en la Forma 940-EZ), menos las cantidades depositadas para los primeros tres trimestres, es más de $500, deposite la contribución el, o antes del, 31 de enero del año contributivo siguiente. Si el resultado es de $500 ó menos, usted podría depositar la contribución o pagarla con la Forma 940-PR (o Forma 940-EZ) el, o antes del, 31 de enero.

Usted puede incluir un pago de contribución al radicar la Forma 941-PR o la Forma 943-PR, en vez de tener que depositar la contribución, si:

El período retroactivo de la Forma 941-PR consiste de los 4 trimestres que comienzan el 1 de julio del segundo año precedente (año antepasado) y terminan el 30 de junio del año anterior (año pasado). Estos cuatro trimestres son su período retroactivo aún en el caso en que usted no haya informado contribuciones en ninguno de los trimestres de dicho período retroactivo. En el caso del año 2006 el período retroactivo comienza el 1 de julio del 2004 (año antepasado) y termina el 30 de junio del 2005 (año pasado).

El período retroactivo para los patronos agrícolas que depositan las contribuciones informadas en la Forma 943-PR es el segundo año que precede al año natural (calendario) corriente. Por ejemplo, el período retroactivo para el 2006 es el año natural (calendario) del 2004.

Para determinar la contribución correspondiente a cualquier planilla del período retroactivo, use solamente la contribución que usted informó en la planilla original (Forma 941-PR ó 943-PR). No incluya los ajustes hechos en una planilla suplementaria que usted haya radicado después de la fecha en que venció el plazo para radicar la planilla original. Sin embargo, si usted hace ajustes en una Forma 941-PR ó 943-PR, esos ajustes se incluyen en el total de contribución del trimestre en el cual se informan los ajustes.

La expresión período de depósito se refiere al período durante el cual se acumulan las obligaciones contributivas para cada fecha en la que se le obliga a hacer un depósito de contribución. Para los depositantes de itinerario mensual, el período de depósito es un mes natural (calendario). Los períodos de depósito para los depositantes de itinerario bisemanal son de miércoles a viernes y de sábado a martes.

Si el total de su contribución informado en el período retroactivo asciende a $50,000 ó menos, usted es un(a) depositante de itinerario mensual durante el año natural (calendario) corriente. Usted deberá depositar las contribuciones al seguro social y al Medicare sobre los pagos de salario no más tarde del día 15 del mes siguiente.

Si el total de sus contribuciones reportado correspondiente al período retroactivo asciende a más de $50,000, usted es un(a) depositante de itinerario bisemanal durante el año natural (calendario) corriente. Si es un(a) depositante de itinerario bisemanal deberá depositar las contribuciones los miércoles y/o los viernes, dependiendo del día de la semana en que pague la nómina, tal como se explica a continuación: Días de pago/Período de depósito: Deposite el: Miércoles, jueves y/o viernes Miércoles siguiente Sábado, domingo, lunes y/o martes Viernes siguiente

Si usted paga salarios en dos o más fechas de pago durante el mismo período bisemanal y las fechas de pago caen en trimestres del calendario distintos, tendrá que efectuar depósitos por separado de las contribuciones adeudadas en esas fechas. Por ejemplo, si usted paga salarios el día sábado 30 de septiembre del 2006 (primer trimestre) y paga salarios también el día martes 3 de octubre del 2006 (segundo trimestre), tendrá que hacer dos depósitos de contribución por separado aunque las fechas de pago caen dentro del mismo período bisemanal. Tendrá que hacer ambos depósitos el, o antes del, día viernes 6 de octubre del 2006 (tres días bancarios después del fin del período de depósito de itinerario bisemanal).

El término período de depósito se refiere al período durante el cual las obligaciones contributivas se acumulan para cada fecha de vencimiento para depósitos. Para depositantes de itinerario mensual, el período de depósito es un mes calendario. Los períodos de depositantes de itinerario bisemanal son de miércoles a viernes y de sábado a martes.

Los patronos de empleados agrícolas nuevos que radican una Forma 943-PR son depositantes de itinerario mensual para el primer y segundo años naturales (calendarios) de sus negocios, ya que sus contribuciones durante el período retroactivo (es decir, 2 años) se consideran ser cero. No obstante, vea, Regla de depositar $100,000 el próximo día, más adelante.

Si la fecha de vencimiento para hacer un depósito cae en un día que no es un día bancario, se considerará que el depósito se hace a tiempo si el mismo se efectúa para la hora de cierre del próximo día bancario. Además de los días festivos federales y estatales, los sábados y domingos se tratan como días no bancarios. Por ejemplo, si se requiere que un depósito se haga un viernes, pero el viernes no es un día bancario, se considerará que el depósito se hace a tiempo si el mismo se efectúa el próximo lunes (si el mismo es un día bancario).

Los ejemplos que siguen ilustran los procedimientos para determinar la fecha de depósito según los dos itinerarios de depósito distintos.

Si usted acumula contribuciones ascendentes a $100,000 ó más en cualquier día durante un período de depósito, tendrá que hacer un depósito de la cantidad para la hora de cierre del próximo día bancario, sin que importe si usted es un depositante de itinerario mensual o bisemanal.

Para propósitos de la regla de los $100,000, no siga acumulando contribuciones después de que termine un período de depósito. Por ejemplo, si un(a) depositante de itinerario bisemanal acumuló contribuciones ascendentes a $95,000 el martes y $10,000 el miércoles, la regla de depositar $100,000 el próximo día no aplica porque los $10,000 fueron acumulados en el período de depósito siguiente. Por tanto, $95,000 deberán ser depositados para el viernes y $10,000 deberán ser depositados para el miércoles siguiente.

Además, una vez que usted haya acumulado por lo menos $100,000 en un día de depósito, deje de acumular las contribuciones a partir del final del día en que eso ocurra y comience de nuevo a acumularlas el día siguiente. Por ejemplo, el patrono C es un depositante de itinerario bisemanal. El lunes, el patrono C acumula contribuciones ascendentes a $110,000 y tiene que depositar el martes, que es el próximo día bancario. El martes, el patrono C acumula $30,000 adicionales de contribuciones. Debido a que los $30,000 no se añaden a los $110,000 anteriores y son menos de $100,000, el patrono C deberá depositar los $30,000 para el viernes (siguiendo la regla normal de depósito de itinerario bisemanal).

Usted está obligado(a) a depositar el 100% de su obligación contributiva el, o antes del, día en que cae la fecha de vencimiento para hacer los depósitos. Sin embargo, no le corresponderá ninguna multa o penalidad por no haber depositado el 100% de la contribución si usted satisface ambas condiciones a continuación: